Tổ chức sự kiện ngoài trời

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời luôn là vấn đề khiến cho các doanh nghiệp lớn nhỏ cảm thấy đau đầu mỗi khi các sự kiện diễn ra như lễ tốt nghiệp, ngày kỷ niệm thành lập công ty, year and party, tiệc sinh nhật,… Việc tổ chức một sự kiện lớn cần phải nắm rõ toàn bộ hoạt động nên có rất nhiều doanh nghiệp không có nhiều nhân lực để đáp ứng được những hoạt động này. Để khắc phục vấn đề này thì cách tối ưu nhất và dễ dàng nhất đó chính là các doanh nghiệp tìm kiếm và thuê địa điểm tổ chức sự kiện nhỏ tại TP.HCM. Vậy ở đâu cho các doanh nghiệp thuê những địa điểm tổ chức sự kiện chất lượng, uy tín? Hãy cùng Bò Cạp Vàng tham khảo top 10 địa chỉ chuyên phụ trách dịch vụ tổ chức sự kiện ở TP.HCM nhé.

LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN CẦN PHẢI LƯU Ý GÌ?

Trước khi tìm những địa điểm tổ chức sự kiện thì bạn nên lưu ý một vài điểm như sau:

#1. VỊ TRÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN PHÙ HỢP VỚI ĐỐI TƯỢNG THAM DỰ 

Khi có ý định tổ chức sự kiện thì bạn hãy đến trung tâm tổ chức để xem trước địa điểm này có thuận lợi để tổ chức các hoạt động trong kế hoạch và thuận tiện trong việc đi lại của toàn thể nhân viên hay không  xem địa điểm này có thuận tiện cho việc đi lại không? Lựa chọn địa điểm vị trí ở trung tâm của thành phố nếu không thì bạn hãy  đảm bảo rằng những địa điểm đó có thể tiếp cận dễ dàng.

Còn đối với những buổ họp dài ngày thì bên cạnh vấn đề địa điểm tổ chức sự kiện thì bạn cũng nên quan tâm đến việc phải sắp xếp chỗ ở cho khách ở trong khách sạn, resort nơi thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

#2. CHỌN NƠI CÓ CÁC DỊCH HỖ TRỢ QUANH ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Nếu bạn tổ chức một tiệc nhưng bạn không muốn tổ chức chung tiệc tùng ở sự kiện thì nbạn ên chọn những địa điểm nằm gần ở các nhà hàng có dịch vụ tốt luôn là một điều cần thiết. Tốt nhất thì bạn nên đến cả hai nơi để có được sự lựa chọn tốt nhất.

Ngoài ra, khi khảo sát một số địa điểm xung quanh vị trí tổ chức sẽ giúp cho ban tổ chức có được một cái nhìn tổng quan về nơi tổ sẽ diễn ra sự kiện. Hơn thế nữa, bạn nên chủ động hơn trong lúc xử lý các tình huống có thể phát sinh trong lúc tổ chức sự kiện.

#3. KHÔNG GIAN TỔ CHỨC ĐÁP ỨNG ĐƯỢC CÁC YÊU CẦU CỦA SỰ KIỆN

Bạn nên khảo sát trước không gian tổ chức sự kiện bao gồm sảnh đón tiếp,  sảnh tiệc và hành lang hoặc ở một vài khu vực liên quan. Nếu bạn mời quá nhiều khách đến tham gia sự kiện của mình thì hãy tìm đến một không gian đủ rộng để khách mời có cảm giác thoải mái nhất.

Kể cả việc bạn không nghĩ rằng sẽ có một lượng khách lớn đến, bạn cũng không nên lựa chọn các địa điểm quá nhỏ so với lượng khách mời đã tính. 

Ngược lại, sự kiện với số lượng khách mời ít thì bạn không nên chọn tổ chức sự kiện ở một nơi quá rộng. Bởi vì việc này sẽ làm loãng chương trình. Bạn hãy chọn một nơi có đủ không gian để bạn có thể đổi kế hoạch khi cần thiết.

#4. KHẢO SÁT CÁC DỊCH VỤ ĐI KÈM

Bên cạnh việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thì âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu, sân khấu và một số dịch vụ hỗ trợ khác thì dich vụ hỗ trợ toàn diện cũng rất đáng được quan tâm. Tiệc trà trong thời gian giải lao, đồ uống hoặc các vấn đề về phục vụ,… Những địa điểm có đầy đủ dịch vụ sẽ tốt hơn rất  nhiều so với một địa điểm họp thông thường.

#5. CHI PHÍ TỔ CHỨC HỢP LÝ

Từng địa điểm tổ chức sẽ có chi phí tổ chức khác nhau nên bạn cần phải tham khảo trước khi đưa ra quyết định chính thức. Chất lượng dịch vụ và chi phí được xem là những yếu tố quan trọng mà bạn nên cân nhắc. Nên dành thời gian và công suất để tìm được một nơi thích hợp nhất.

Nếu quy mô của sự kiện lớn với  nhiều hạng mục quan trọng liên quan tới những địa điểm tổ chức sự kiện thì bạn nên nhờ sự tư vấn của các đơn vị tổ chức để có địa điểm và giá thành thích hợp nhất.

#6. ĐẢM BẢO AN TOÀN CHO KHÁCH THAM GIA SỰ KIỆN

Điều kế tiếp mà bạn cần phải đặc biệt lưu ý khi khảo sát ở địa điểm đó chính là mức độ an toàn cho nhứng người tham dự. Trước khi bạn quyết định thuê địa điểm thì bạn hãy tham khảo những biện pháp phòng cháy chữa cháy của tòa nhà và những mục liên quan.

Lối thoát hiểm và cách để sơ tán khách nếu sự cố không mong muốn xảy ra cũng là vấn đề cần phải đề cập đến giữa 2 bên. Bên cạnh đó, bạn hãy chú ý đến các đồn công an, bệnh viện và những địa điểm tổ chức khác gần đó để có thể liên lạc với họ trong trường hợp khẩn cấp.

#7. KHU VỰC GIỮ XE THUẬN TIỆN

Chỗ đậu xe cũng là vấn đề mà bạn nên chú trọng và  xem xét khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Thông thường, tại những trung tâm tổ chức hội nghị, nhà hàng, khách sạn đều sẽ có bãi giữ xe riêng của mình. Để tránh gây bất tiện cho những người tham dự thì bạn nên tính đến để không gây nên sự bất tiện không cần thiết ở trong sự kiện.